С 1 января 2003 года сведения о трудовой и иной деятельности человека накапливаются в системе персонифицированного учета.
При оформлении пенсии стаж работы после 1 января 2003 года и заработок или доход, из которого уплачивались обязательные страховые взносы, учитываются только на основании данных персонифицированного учета. Для каждого работающего он начинается с регистрации, то есть с открытия ему индивидуального лицевого счета под определенным страховым номером и выдачи страхового свидетельства государственного социального страхования. Регистрация осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность, или документа для выезда за границу.
Регистрация работодателем работника, у которого в документе, удостоверяющем личность, содержится идентификационный номер (имеются в виду граждане Республики Беларусь и иностранные граждане с видом на жительство в Республике Беларусь), проводится при предоставлении в органы Фонда социальной защиты населения сведений о приеме и увольнении по форме ПУ-2 – в случае приема на работу по трудовому договору, либо индивидуальных сведений по форме ПУ-3 – в случае приема на работу по гражданско-правовому договору.
Человека, у которого в документе, удостоверяющем личность, не содержится идентификационный номер (имеются в виду лица без гражданства и иностранные граждане без вида на жительство в Республике Беларусь, беженцы), при приеме на работу регистрируют на основании анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1. Она предоставляется работодателем в орган Фонда социальной защиты населения в течение пяти рабочих дней со дня принятия на работу.
При регистрации гражданину открывают индивидуальный лицевой счет, которому присваивается страховой номер. Он соответствует идентификационному номеру, указанному в документе, удостоверяющем личность. При отсутствии его в документе Фондом социальной защиты населения присваивается страховой номер. Он гарантирует уникальность индивидуального лицевого счета конкретного человека при совпадении фамилии, имени, отчества, даты рождения и позволяет государственным органам обмениваться информацией, нужной для назначения пенсии и для подтверждения трудовой занятости при формировании базы данных не занятых в экономике.
Гражданин может отказаться от использования идентификационного, то есть цифрового, номера в качестве страхового номера индивидуального лицевого счета. Для этого необходимо письменно обратиться к работодателю, и Фонд социальной защиты населения присвоит индивидуальному лицевому счету буквенный страховой номер.
Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица и предъявляется при приеме на работу.
Если со временем анкетные данные или документ, удостоверяющий личность, изменились, человек должен в течение месяца со дня получения нового документа предъявить его работодателю. Тот в течение пяти рабочих дней обязан предоставить в орган Фонда анкету по форме ПУ-1 с изменениями для внесения их в индивидуальный лицевой счет, замены страхового свидетельства и, в необходимых случаях, замены страхового номера.
Гражданам следует быть заинтересованными в актуальности своего страхового свидетельства и при получении нового документа, удостоверяющего личность, сразу предъявлять его по месту работы. Работодатели же обязаны следить за тем, чтобы все в их коллективах, включая вновь принятых, были обеспечены страховыми свидетельствами в установленные законодательством сроки. За нарушение работодателями сроков предоставления документов персонифицированного учета предусмотрена административная ответственность.
Временно не работающие и не являющиеся индивидуальными предпринимателями для замены или восстановления страхового свидетельства в случае его утери могут обратиться в территориальный орган Фонда социальной защиты населения по месту жительства.
